Inkoopprijzen onderhandelen met je leverancier

De meeste horecazaken onderhandelen één keer, bij het aangaan van de relatie, en daarna nooit meer. Ondertussen schuiven prijzen jaar na jaar op. Wie twee keer per jaar het gesprek voert, betaalt structureel minder — zonder van leverancier te wisselen.

Eerst meten, dan praten

Zonder cijfers is een onderhandeling een mening. Pak drie maanden facturen en zet per product op een rij: hoeveel je afneemt, tegen welke prijs, en hoe die prijs zich heeft ontwikkeld. Je hoeft dat niet voor je hele assortiment te doen — de twintig producten met het hoogste jaarbedrag dekken meestal tachtig procent van je inkoop.

Waar de ruimte zit

Prijsafwijkingen. Een afgesproken prijs en de prijs op de factuur lopen vaker uiteen dan je denkt. Elke afwijking die je aantoont, is geld terug en een argument in het gesprek.

Volume bundelen. Vijf producten bij drie leveranciers kopen kost meer dan hetzelfde volume bij één. Minder leveranciers betekent meer gewicht per gesprek.

Productkeuze. Soms zit de besparing niet in de prijs maar in het artikel: een ander formaat, een andere kwaliteitsklasse of een eigen merk dat op het bord niet te onderscheiden is.

Voorwaarden. Betaaltermijn, bezorgfrequentie, minimale orderwaarde en retourbeleid zijn net zo goed geld.

Het gesprek

Vraag niet om "een betere prijs". Leg je cijfers op tafel en vraag om een reactie op een concreet punt: dit product is in twaalf maanden 14% duurder geworden, terwijl mijn afname met een kwart is gestegen. Een leverancier die je afname ziet groeien en je cijfers ziet kloppen, komt zelf met een voorstel.

Noem een alternatief alleen als je het meent. Een dreigement dat je niet uitvoert kost je geloofwaardigheid in het volgende gesprek.

Vastleggen en controleren

Een mondelinge afspraak verdwijnt bij de eerste personeelswissel bij je leverancier. Vraag om een prijslijst met ingangsdatum en geldigheidsduur, en controleer de eerste facturen daarna regel voor regel. Dat laatste is waar de meeste besparing alsnog weglekt.